Jak dobrać właściwe narzędzie, aby praca była wydajna a dokumenty bezpieczne i pod kontrolą?

Udostępnij

Praca wielu osób i instytucji w ostatnim czasie uległa zmianom. Część z nas musiała przystosować swoje domy na rzecz pracy zdalnej, która z pewnością nie jest łatwa. Część osób ma problem z odnalezieniem się w nowych warunkach, rozdzieleniem czasu poświęcanego na życie osobiste i pracę, a niekiedy zmotywowaniem się do wykonywania codziennych obowiązków. Aby ułatwić pracę zdalną pracodawcy proponują pewne rozwiązania, które mogą usystematyzować codzienne obowiązki. Jednym ze sposobów jest wdrażanie specjalnych platform, które ułatwiają kontakt z pozostałymi współpracownikami, porządkują komunikację, a także pozwalają na intuicyjną obsługę petentów. Zaawansowane programy pozwalają na zabezpieczenie dokumentacji, a także zarejestrowanie każdej akcji związanej z danym plikiem, dzięki czemu mamy pewność, że nie dojdzie do malwersacji, a cały proces obiegu dokumentów będzie przejrzysty i klarowny. Jak skorzystać z narzędzia ułatwiającego i przyspieszającego pracę w każdym miejscu?

Czym jest EZD?

EZD to system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją, dzięki któremu można bezpiecznie wprowadzać i przechowywać dokumenty. Pisma w postaci załączników można także szybko przesyłać do innych instytucji, co znacząco przyspiesza procesy decyzyjne. Każdy pracownik otrzymuje dostęp w zależności od stanowiska i swojego zakresu obowiązków. Dzięki elastycznym modułom system można dopasować do potrzeb konkretnej instytucji: starostwa powiatowego, urzędu gminy, urzędu miasta, szpitala czy uczelni wyższej. W systemie można przechowywać różnego rodzaju pliki, zawierające ważne informacje, ale także samodzielnie tworzyć odpowiednie pisma, dzięki gotowym szablonom. To zdecydowanie ułatwia pracę, gdy mamy przygotowany wstępnie sformatowany dokument. Dzięki szybkiemu obiegowi dokumentów w sieci każda instytucja może odczuć wzrost zadowolenia petentów, których sprawy są rozpatrywane zdecydowanie szybciej, nie mają na nich wpływu jakiejkolwiek protekcje, a cały proces zaawansowania prac nad danym wnioskiem można w każdej chwili sprawdzić. System ułatwia również komunikację między pracownikami, ale także pracownikami, a petentami, studentami czy klientami lub pacjentami, którzy szybko będą mogli sprawdzić status swoich spraw.

Wdrożenie EZD

Wdrożenie platformy EZD https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/comarch-ezd/ odbywa się poprzez 6 etapów:

  1. Analizę potrzeb konkretnej instytucji i jej pracowników.
  2. Uruchomienie i konfigurację nad którą czuwają specjaliści Comarch.
  3. Integrację z innymi wcześniej dostępnymi systemami, aby jeszcze bardziej zautomatyzować i ułatwić działające procesy.
  4. Testowanie i optymalizację, które pozwalają na lepsze zrozumienie funkcjonowania systemu, przetestowanie jego możliwości, zasugerowanie zmian.
  5. Migrację danych i wsparcie, które wymagają zaangażowania całego zespołu.
  6. Stabilizację i serwis, który umożliwia sprawne funkcjonowanie serwisu 24h na dobę.

W jaki sposób system EZD zapewnia bezpieczeństwo dokumentów?

  • System jest bardzo szczelny – posiada ochronę przed wirusami i cyberatakami zarówno z zewnątrz jak i wewnątrz.
  • Platforma jest chroniona osobistymi loginami i hasłami.
  • Wielostopniowa weryfikacja użytkownika zabezpiecza ważne informacje.
  • Każda akcja jest rejestrowana, dzięki czemu szybko można zweryfikować, kto miał dostęp do składowanych dokumentów.
  • Umieszczenie dokumentacji w chmurze pozwala na utworzenie dodatkowych kopii.
  • System chroni dokumenty przed zniszczeniem wynikającym z upływem lat lub nieuwagi, czy np. uruchomienia systemu przeciwpożarowego w archiwum danej instytucji.

Komentarze (0)

Zostaw komentarz